PDF-Konfigurationen

Überblick: PDF-Konfiguration in Eturnity

Die PDF-Konfigurationsfunktionen in Eturnity ermöglichen es Administratoren, alle generierten PDF-Dokumente vollständig an die Unternehmensidentität anzupassen und die Dokumentenerstellung erheblich zu beschleunigen. Diese Funktionen sind in drei Hauptbereiche unterteilt, die alle über die Einstellungen (obere rechte Ecke) zugänglich sind:

• Branding: Konfiguration von Logo und drei Hauptfarben für alle PDF-Dokumente
• Individuelle Seiten: Upload eigener PDF-Seiten wie Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Firmeninformationen
• Dokumentenvorlagen: Erstellung wiederverwendbarer Vorlagen mit vorausgewählten Seiten für verschiedene Projekttypen

Diese drei Funktionen arbeiten zusammen, um professionelle, markenkonsistente Dokumente zu erstellen und gleichzeitig die Zeit für die Dokumentenerstellung zu reduzieren.

Voraussetzungen

Um die PDF-Konfigurationseinstellungen verwenden zu können, benötigen Sie:

• Administratorrechte: Nur Benutzer mit Administrator- oder Unternehmensadministrator-Rolle können auf diese Einstellungen zugreifen
• Aktive Lizenz: Eine vollständige Eturnity-Lizenz (nicht in Partner-Lizenzen verfügbar)
• Für Branding: PNG-Logo-Datei (max. 1 MB, Mindesthöhe 70 Pixel)
• Für individuelle Seiten: PDF-Dateien (max. 70 MB pro Datei)

1. Branding-Konfiguration

Der Branding-Bereich ermöglicht es Ihnen, Ihr Firmenlogo und drei Markenfarben zu definieren, die automatisch in allen PDF-Dokumenten verwendet werden. 

Zugriff auf Branding-Einstellungen

1. Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke des Eturnity Expert
2. Wählen Sie PDF-Konfigurationen -> Branding aus dem Seitenmenü

Neues Branding erstellen

1. Klicken Sie auf das Branding in der Branding-Liste
2. Geben Sie einen aussagekräftigen Branding-Namen ein
3. Konfigurieren Sie die drei Dokumentfarben:
   • Hauptakzentfarbe (Color 1): Wird verwendet für betonten Text, Untertitel und Fußzeilen
   • Sekundärfarbe (Color 2): Wird verwendet für Diagramme und Infografiken
   • Backup-Farbe (Color 3): Zusätzliche Farbe, wenn zwei Farben nicht ausreichen
4. Geben Sie für jede Farbe den HEX-Code ein (z.B. #FF5733). Die Farbvorschau zeigt die Farbe sofort an
5. Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch:
   • Ziehen Sie die PNG-Datei in den Upload-Bereich, oder klicken Sie auf Datei auswählen
   • Das Logo sollte im PNG-Format vorliegen, freigestellt sein und eine Mindesthöhe von 70 Pixeln haben
   • Maximale Dateigröße: 1 MB
6. Klicken Sie auf Speichern in der oberen rechten Ecke

2. Individuelle Seiten

Mit individuellen Seiten können Sie eigene PDF-Dokumente hochladen und in Ihre Angebote integrieren. Dies ist ideal für statische Inhalte wie Allgemeine Geschäftsbedingungen, Unternehmensinformationen, Garantiebedingungen oder technische Spezifikationen.

Zugriff auf Seiten-Einstellungen

1. Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke
2. Wählen Sie PDF-Konfigurationen -> Individuelle Seiten aus
3. Sie sehen eine Tabelle mit allen vorhandenen individuellen Seiten

Neue individuelle Seite erstellen

1. Klicken Sie auf + Erstellen aus Datei
2. Geben Sie einen Seitennamen ein (max. 50 Zeichen), der in der Dokumentkonfiguration angezeigt wird
3. Wählen Sie die Sprache der Seite aus dem Dropdown (Deutsch, Französisch, Italienisch, etc.). Dies stellt sicher, dass die Seite nur bei Dokumenten in der passenden Sprache verfügbar ist
4. Wählen Sie die Technologien aus, für die diese Seite relevant ist:
   • Photovoltaik
   • Batterie
   • Heizung
   • E-Mobilität
   • Energiemanagement
   • Freie Technologie
5. Laden Sie Ihre PDF-Datei hoch:
   • Ziehen Sie die PDF-Datei in den Upload-Bereich, oder klicken Sie auf Datei auswählen
   • Unterstütztes Format: PDF
   • Maximale Dateigröße: 70 MB
6. Klicken Sie auf Speichern

3. Dokumentenvorlagen

Dokumentenvorlagen sind vorkonfigurierte Seitenzusammenstellungen, die Sie mit einem Klick in Projekten laden können. Anstatt bei jedem Projekt einzeln Seiten auszuwählen und anzuordnen, können Sie eine Vorlage erstellen, die alle benötigten Seiten in der richtigen Reihenfolge enthält.

Wann Dokumentenvorlagen verwenden?

Dokumentenvorlagen sind besonders wertvoll, wenn Sie:

• Verschiedene Kundentypen bedienen (z.B. Privatkunden vs. Gewerbekunden mit unterschiedlichen Informationsbedürfnissen)
• Unterschiedliche Technologiekombinationen anbieten (z.B. PV-only, PV+Batterie, PV+E-Mobilität)
• Projektphasen abbilden möchten (z.B. Erstangebot, Detailangebot, Endgültiges Angebot)
• Standardisierung im Team sicherstellen möchten (alle Mitarbeiter verwenden die gleiche Dokumentstruktur)

Zeitersparnis: Eine gut konfigurierte Dokumentenvorlage reduziert die Zeit für die Dokumentenerstellung

Dokumentenvorlage erstellen

Dokumentenvorlagen werden direkt in den Einstellungen erstellt:

1. Öffnen Sie ein bestehendes Projekt (oder erstellen Sie ein Musterprojekt)
2. Navigieren Sie zum Tab Dokumente
3. Wählen Sie Dokumenttyp: Angebot
4. Konfigurieren Sie Ihre gewünschte Seitenzusammenstellung:
   • Klicken Sie auf + Seiten hinzufügen, um einzelne Seiten aus dem Katalog hinzuzufügen
   • Wählen Sie relevante Seiten aus: 3D-Visualisierungen, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Komponentenübersicht, CO2-Analyse, etc.
   • Ordnen Sie die Seiten per Drag & Drop in der gewünschten Reihenfolge
   • Fügen Sie bei Bedarf Ihre individuellen Seiten hinzu (z.B. AGBs am Ende)
5. Wenn Ihre Konfiguration komplett ist, speichern Sie die Änderungen

Wichtig: Die Speicherung als Dokumentenvorlage erfolgt automatisch im Hintergrund. Sobald Sie eine Dokumentkonfiguration in einem Projekt speichern, wird sie als wiederverwendbare Vorlage verfügbar. Der genaue Mechanismus zum expliziten Speichern als benannte Vorlage wird in zukünftigen Eturnity-Versionen möglicherweise erweitert.

Dokumentenvorlage in Projekten verwenden

Sobald Dokumentenvorlagen erstellt sind, können Sie diese schnell in neue Projekte laden:

1. Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke
2. Wählen Sie PDF-Konfigurationen -> Dokumentvorlagen aus
3. Klicken Sie auf "Neue Vorlage hinzufügen"
4. Geben Sie derm Dokument einen Namen wie zum Beispiel "Detailangebot"
5. Wählen Sie die Sprache aus
6. Wählen Sie die gewünschten Seiten aus und definieren Sie die Reihenfolge
7. Speicher Sie die Vorlage

Best Practices für Dokumentenvorlagen

Um den maximalen Nutzen aus Dokumentenvorlagen zu ziehen, empfehlen wir:

• Klare Benennung: Verwenden Sie beschreibende Namen wie "PV Standard Privatkunen", "PV+Batterie Gewerbe", "E-Mobilität Komplettpaket"
• 3-5 Hauptvorlagen: Erstellen Sie nicht zu viele Vorlagen; 3-5 gut durchdachte Vorlagen decken die meisten Szenarien ab
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie vierteljährlich, ob Ihre Vorlagen noch aktuell sind und passen Sie sie bei Bedarf an
• Team-Abstimmung: Definieren Sie mit Ihrem Team, welche Vorlagen für welche Projekttypen verwendet werden sollen
• Modularer Aufbau: Beginnen Sie mit einer Basisstruktur und fügen Sie technologiespezifische Seiten hinzu, anstatt für jede Kombination eine eigene Vorlage zu erstellen

Zusammenspiel der drei Funktionen

Die wahre Stärke der PDF-Konfiguration zeigt sich im Zusammenspiel aller drei Bereiche:

1. Branding definiert das visuelle Erscheinungsbild (Logo + Farben)
2. Individuelle Seiten stellen firmenspezifische Inhalte bereit
3. Dokumentenvorlagen kombinieren Standardseiten und individuelle Seiten zu wiederverwendbaren Strukturen

Häufige Fehler vermeiden

• Fehlende HEX-Codes: Branding-Farben müssen als HEX-Codes (z.B. #FF5733) eingegeben werden, nicht als RGB- oder Farbnamen
• Zu große Logo-Dateien: Komprimieren Sie Logos vor dem Upload auf unter 1 MB bei mindestens 70 Pixel Höhe
• Falsche PDF-Seitensprache: Stellen Sie sicher, dass die Sprache der individuellen Seite mit der Dokumentsprache übereinstimmt, sonst wird die Seite nicht angezeigt
• Zu viele Dokumentenvorlagen: Weniger ist mehr – 3-5 gut durchdachte Vorlagen sind effektiver als 20 ähnliche Varianten
• Fehlende Technologiezuordnung: Individuelle Seiten werden nur bei Projekten mit den zugeordneten Technologien angezeigt

Erwartete Ergebnisse

Nach vollständiger Konfiguration der PDF-Einstellungen profitieren Sie von:

• Zeitersparnis bei der Dokumentenerstellung durch Verwendung von Vorlagen
• 100% Markenkonsistenz über alle PDF-Dokumente hinweg
• Professioneller Eindruck bei Kunden durch individuell gebrandete Angebote
• Reduzierte Fehlerquote durch standardisierte Dokumentstrukturen
• Flexibilität für kampagnen- oder produktspezifische Anpassungen
• Skalierbarkeit für wachsende Teams mit konsistenter Dokumentqualität

Benötigen Sie Hilfe? Bei Fragen zur PDF-Konfiguration oder wenn Sie weitergehende Anpassungen benötigen (z.B. individuelles Layout für Ihre AGBs, neue Seitendesigns oder spezielle Automatisierungen), kontaktieren Sie support@eturnity.com