Eturnity E-Sign Einrichtungs- und Nutzungsanleitung

Erfahren Sie, wie Sie Eturnity E-Sign verwenden, die integrierte Lösung für elektronische Signaturen in Eturnity Expert. Diese Anleitung behandelt Aktivierung, Kreditverwaltung, Versand von Dokumenten zur Unterzeichnung und Fehlerbehebung.

Was ist Eturnity E-Sign?

Eturnity E-Sign ist eine integrierte Lösung für elektronische Signaturen, mit der Sie Dokumente direkt an Ihre Kunden zur digitalen Unterzeichnung senden können, ohne ein externes E-Signatur-Dienstkonto zu benötigen.

Hauptvorteile

Kein externes Konto erforderlich: Versenden Sie Dokumente sofort zur Unterzeichnung, ohne Konten bei Drittanbietern einrichten zu müssen
Einfaches Kreditsystem: Pay-as-you-go-Modell mit transparenten Preisen pro Signatur
Schnellerer Geschäftsabschluss: Verkürzen Sie die Dokumentenbearbeitungszeit durch Wegfall von Drucken, Scannen und physischem Dokumentenhandling
Professionelles Kundenerlebnis: Kunden können von jedem Gerät aus unterschreiben, überall und mit einem optimierten Signierprozess
Automatische Dokumentenverwaltung: Unterzeichnete Dokumente werden automatisch zurückgesendet und in Ihrem Dateimanager des Projekts gespeichert
Mehrere Unterzeichner unterstützt: Versenden Sie Dokumente gleichzeitig an zwei Unterzeichner, wenn erforderlich (z.B. beide Ehepartner)
Echtzeit-Kreditüberwachung: Wissen Sie immer, wie viele Kredite Sie noch haben, mit automatischen Warnungen bei niedrigem Kontostand
Unternehmensweiter Zugriff: Nach der Aktivierung können alle Benutzer in Ihrem Unternehmen Dokumente zur Unterzeichnung senden

Funktionsweise

Eturnity E-Sign arbeitet mit einem kreditbasierten System. Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument zur Unterzeichnung senden, wird pro Unterzeichner ein Kredit verbraucht. Zum Beispiel:

Senden eines Dokuments an einen Unterzeichner: 1 Kredit
Senden eines Dokuments an zwei Unterzeichner: 2 Kredite

Jedes neue Eturnity Expert-Unternehmen erhält 10 kostenlose Kredite zum Ausprobieren des Dienstes. Wenn Ihre Kredite aufgebraucht sind, können Sie zusätzliche Kredite direkt bei Eturnity kaufen, basierend auf den Bedürfnissen Ihres Unternehmens.

Voraussetzungen und Anforderungen

Benutzerberechtigungen

Um den Kreditstand zu aktivieren und zu verwalten, müssen Sie Unternehmens-Admin-Berechtigungen in Eturnity Expert haben. Standardbenutzer können Dokumente über Eturnity E-Sign senden, sobald es aktiviert ist, können jedoch die Krediteinstellungen nicht einsehen oder verwalten.

PDF-Kompatibilität

Alle Standard-Eturnity-PDFs sind bereits für E-Signaturen bereit und enthalten die erforderlichen Signaturfelder.

Ausnahme für stark angepasste PDFs: Wenn Ihr Unternehmen stark angepasste PDFs verwendet, die außerhalb des Standard-Anpassungsprozesses von Eturnity erstellt wurden, wenden Sie sich an support@eturnity.com, um die E-Signatur-Kompatibilität zu überprüfen.

Aktivierung von Eturnity E-Sign

Eturnity E-Sign ist für alle Eturnity Expert-Unternehmen mit 10 kostenlosen Krediten voraktiviert. Es ist keine Einrichtung oder Konfiguration erforderlich - Sie können es sofort nutzen.

Überprüfung Ihres Kreditstands

So können Sie Ihren aktuellen Kreditstand und Ihre Einstellungen einsehen:

Melden Sie sich als Unternehmens-Admin-Benutzer bei Eturnity Expert an
Navigieren Sie zu Einstellungen > Elektronische Unterschrift
Wählen Sie Eturnity E-Sign aus dem E-Signatur-Dienst-Dropdown-Menü
Ihr verfügbarer Kreditstand wird im Feld Verfügbare Kredite angezeigt

Hinweis: Das System zeigt automatisch eine Warnung an, wenn Ihr Kreditstand auf 10 oder weniger Kredite fällt, sodass Sie rechtzeitig weitere bestellen können, bevor sie aufgebraucht sind.

Dokumente zur elektronischen Unterzeichnung senden

Sobald Eturnity E-Sign aktiv ist, kann jeder Projektbenutzer Dokumente direkt aus dem Dateimanager zur Unterzeichnung senden.

So senden Sie ein Dokument

Öffnen Sie Ihr Projekt in Eturnity Expert
Navigieren Sie zu Projekt > Dokumente > Dateimanager
Suchen Sie das PDF-Dokument, das Sie zur Unterzeichnung senden möchten
Klicken Sie auf die Option Per E-Signatur senden für das Dokument
Geben Sie den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Kunden ein
Optional: Fügen Sie bei Bedarf einen zweiten Unterzeichner hinzu (Hinweis: Dies verbraucht einen zusätzlichen Kredit)
Klicken Sie auf Senden

Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link zum Ansehen und Unterzeichnen des Dokuments online.

Dokumentenstatus verstehen

Über elektronische Signatur gesendete Dokumente zeigen einen Status im Dateimanager an, der sich in Echtzeit aktualisiert, während der Kunde mit dem Dokument interagiert.

Definitionen der Dokumentenstatus

Gesendet: Das Dokument wurde über den E-Signatur-Dienst gesendet. Der Kunde hat es noch nicht geöffnet oder Maßnahmen ergriffen
Zugestellt: Der Kunde hat das Dokument geöffnet und überprüft, aber die Unterzeichnung noch nicht abgeschlossen
Abgeschlossen: Der Kunde hat das Dokument erfolgreich unterzeichnet. Das unterzeichnete PDF wird automatisch in Ihrem Projekt gespeichert
Annulliert: Der Dokumentversand wurde vom Projektleiter oder Unternehmens-Admin storniert
Abgelehnt: Der Kunde hat das Angebot aktiv abgelehnt und sich geweigert, das Dokument zu unterzeichnen

Kreditverwaltung

Überwachung Ihrer Kredite

Sie können Ihren Kreditstand jederzeit überprüfen, indem Sie zu Einstellungen > Elektronische Unterschrift navigieren und Eturnity E-Sign auswählen. Der verfügbare Kreditstand wird prominent angezeigt.

Wenn Ihr Kontostand auf 10 oder weniger Kredite fällt, erscheint ein Warnbanner in den Einstellungen für elektronische Signaturen und beim Senden von Dokumenten. Das System verhindert das Senden, wenn Sie 0 Kredite haben.

Zusätzliche Kredite kaufen

Wenn Sie weitere Kredite benötigen, wenden Sie sich mit einer Anfrage für zusätzliche E-Sign-Kredite an support@eturnity.com. Der Eturnity Customer Success wird Sie mit Preisoptionen kontaktieren, die auf der Größe Ihrer Expert-Lizenz basieren. Nach Kaufbestätigung werden die Kredite Ihrem Konto gutgeschrieben.

Hinweis: Die Kreditpreise basieren in der Regel auf Mengenrabatten - größere Kreditpakete bieten bessere Preise pro Kredit.

Konfigurationsoptionen

Nach der Aktivierung von Eturnity E-Sign können Sie bestimmte Aspekte anpassen, wie E-Mails für elektronische Signaturen gesendet werden.

E-Mail-Sprache

Die Sprache der E-Mail, die an Ihren Kunden gesendet wird, wird automatisch durch die Einstellung Korrespondenzsprache in Ihrem Eturnity-Projekt bestimmt. Sie können keine andere E-Mail-Sprache als die Projektsprache festlegen.

So ändern Sie die E-Mail-Sprache:

Öffnen Sie Ihr Projekt in Eturnity Expert
Navigieren Sie zu Projekteinstellungen
Ändern Sie die Korrespondenzsprache auf die gewünschte Sprache

Hinweis: Die Korrespondenzsprache ist unabhängig von Ihrer Benutzeroberflächensprache. Das Ändern Ihrer persönlichen Benutzersprache hat keinen Einfluss auf die an Kunden gesendete E-Mail-Sprache.

Fehlerbehebung bei häufigen Problemen

E-Signatur-Sendeoption im Dateimanager nicht sichtbar

Problem: Die Option zum Senden eines Dokuments per elektronischer Signatur erscheint nicht im Dateimanager für ein bestimmtes PDF.

Ursache: Das PDF enthält keine Signaturseite oder kein Signaturfeld. Elektronische Signaturen können nur bei Dokumenten verwendet werden, die mit signierbaren Feldern konfiguriert wurden.

Lösung:

Überprüfen Sie Ihre PDF-Vorlage, um sicherzustellen, dass sie eine Signaturseite enthält
Wenn die Signaturseite fehlt, regenerieren Sie das Dokument mit einer PDF-Vorlage, die Signaturfelder enthält
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre PDF-Vorlagen für E-Signaturen bereit sind, wenden Sie sich an support@eturnity.com zur Überprüfung

Kredite aufgebraucht

Problem: Sie können keine Dokumente senden, weil Ihr Kreditstand null ist.

Lösung: Wenden Sie sich an support@eturnity.com, um zusätzliche Kredite anzufordern.

Abrechnung und Kosten

Eturnity E-Sign funktioniert mit einem kreditbasierten System. Sie kaufen Kredite von Eturnity basierend auf der Größe Ihrer Expert-Lizenz. Jedes gesendete Dokument verbraucht einen Kredit pro Unterzeichner. Preise sind beim Customer Success durch Kontaktaufnahme mit support@eturnity.com erhältlich.

Benötigen Sie Hilfe? Wenn Sie auf Probleme stoßen, die in dieser Anleitung nicht behandelt werden, oder Fragen zur Kreditpreisgestaltung haben, wenden Sie sich an support@eturnity.com.