Online-Angebote: Angebote über einen öffentlichen Link teilen, verfolgen und verwalten

Erfahren Sie, wie Sie die Online-Angebot-Funktion in Eturnity Expert nutzen können, um Ihr Angebot über einen öffentlichen Link mit Kunden zu teilen, zu verfolgen, wann es angesehen wird, und Kunden die direkte Bestätigung zu ermöglichen – alles ohne Anmeldung.

Übersicht: Was ist ein Online-Angebot?

Die Online-Angebot-Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihr Angebot als mehr als nur einen PDF-Anhang zu teilen. Anstatt eine Datei zu senden, teilen Sie einen öffentlichen Link, den Ihr Kunde in jedem Browser oder Gerät öffnen kann – ohne Anmeldung. Der Link zeigt Ihr Angebots-PDF auf einer professionellen, gebrandeten Seite an, die auf portal.eturnity.io gehostet wird.

Über das einfache Teilen hinaus geben Ihnen Online-Angebote Transparenz und Kontrolle über Ihren Verkaufsprozess:

Wissen Sie, wann Ihr Kunde das Angebot öffnet: Der Projektleiter erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn das Angebot zum ersten Mal angesehen wird, damit Sie zum richtigen Zeitpunkt nachfassen können.
Behalten Sie die Kontrolle: Sie können ein Online-Angebot jederzeit zurückziehen oder ein Ablaufdatum festlegen, damit es nach einem bestimmten Zeitraum automatisch nicht mehr verfügbar ist.
Ermöglichen Sie die direkte Bestätigung: Optional kann Ihr Kunde das Angebot mit einem einzigen Klick bestätigen – automatische E-Mails mit dem entsprechenden PDF werden ausgelöst und der Projektstatus wird für Sie aktualisiert.
Konsistenter Inhalt: Das Online-Angebot zeigt immer genau das PDF, das beim Aktivieren generiert wurde. Ihr Kunde sieht die Version, die Sie freigegeben haben, ohne das Risiko versehentlicher Änderungen.

Funktionsweise: Das Snapshot-Prinzip

Wenn Sie auf Aktivieren klicken, generiert Eturnity Expert ein PDF aus der aktuell aktiven Variante und Ihren Dokumenteinstellungen. Dieses PDF wird zum Inhalt Ihres Online-Angebots – ein stabiler Snapshot.

Änderungen, die nach der Aktivierung vorgenommen werden (z. B. an der Variante, den Preisen oder den Dokumenteinstellungen), werden nicht automatisch im Online-Angebot übernommen.
Um eine aktualisierte Version zu veröffentlichen, müssen Sie das Angebot zurückziehen und dann erneut aktivieren. Dabei wird ein neues PDF generiert.
Der Link bleibt gleich – Sie müssen Ihrem Kunden keine neue URL zusenden.

Wichtig: Das Online-Angebot verwendet einen öffentlichen Link ohne Anmeldeschutz. Teilen Sie ihn nur mit den beabsichtigten Empfängern.

Voraussetzungen

Bevor Sie ein Online-Angebot erstellen können, stellen Sie sicher, dass Folgendes vorhanden ist:

Zugang zur Seite Angebote: Sie benötigen eine Benutzerrolle, die es Ihnen ermöglicht, Angebote in Eturnity Expert zu erstellen und zu verwalten (normalerweise eine Vertriebs- oder Projektleitungsrolle).
Aktive Variante: Das Online-Angebot basiert immer auf der aktuell aktiven Variante in Ihrem Projekt. Stellen Sie sicher, dass die richtige Variante als aktiv festgelegt ist, bevor Sie das Online-Angebot aktivieren.
Aktuelle Berechnung: Die Variante muss sich in einem gültigen, berechneten Zustand befinden. Einige Aktionen (wie Vorschau oder Aktivierung) sind nicht verfügbar, wenn die Variante ungespeicherte oder ungültige Daten enthält.
Kunden-E-Mail-Adresse (empfohlen): Wenn Ihr Kunde automatische E-Mails erhalten soll (z. B. nach der Bestätigung des Angebots), stellen Sie sicher, dass eine Kunden-E-Mail im Abschnitt Kunde des Projekts gespeichert ist.
Projektleiter zugewiesen (empfohlen): Dem Projekt sollte ein Projektleiter zugewiesen sein, damit Benachrichtigungs-E-Mails (z. B. Erstaufruf-Meldungen, Bestätigungsnachweise) korrekt zugestellt werden.

Lizenzhinweis: Wenn Sie diese Option in Ihrem Produkt nicht sehen, ist sie möglicherweise nicht in Ihrer aktuellen Lizenz enthalten. Bitte fordern Sie eine Testversion oder ein Upgrade in Eturnity Expert an oder kontaktieren Sie support@eturnity.com für weitere Informationen.

Schritt für Schritt: Ein Online-Angebot erstellen, aktivieren und teilen

Schritt 1: Bereiten Sie Ihr Angebots-PDF vor

Öffnen Sie Ihr Projekt und navigieren Sie zur Seite Angebote.

Stellen Sie sicher, dass die Variante, die Sie in das Online-Angebot aufnehmen möchten, als aktive Variante in Ihrem Projekt festgelegt ist.
Konfigurieren Sie im Abschnitt Dokumenteinstellungen die Seiten für Ihr Angebotsdokument (z. B. Dokumentvorlagen hinzufügen oder entfernen, die Seitenreihenfolge anpassen).
Klicken Sie auf Vorschau, um zu überprüfen, ob das Dokument wie erwartet aussieht.
Klicken Sie optional auf Generieren, um ein PDF direkt herunterzuladen – dies ist unabhängig vom Online-Angebot und nützlich, wenn Sie auch eine lokale Kopie benötigen.

Tipp: Erstellen Sie verschiedene Dokumentvorlagen für verschiedene Zwecke (z. B. ein Vorangebot gegenüber einem endgültigen verbindlichen Angebot), damit Sie je nach Phase Ihres Verkaufsprozesses schnell zwischen ihnen wechseln können.

Schritt 2: Einstellungen für das Online-Angebot konfigurieren

Unterhalb der Dokumenteinstellungen finden Sie den Abschnitt Einstellungen für das Online-Angebot. Hier definieren Sie, wie sich das Online-Angebot für Ihren Kunden verhält.

Aktion des Kunden im Online-Angebot: Wählen Sie, welchen Aktionsbutton Ihr Kunde sieht.
- Bestätigen — Der Kunde kann das Angebot mit einem einzigen Klick bestätigen. Dies sendet automatisch eine E-Mail mit dem Angebots-PDF an den Projektleiter und den Kunden und markiert die Variante als Verkauft.
- Keine — Es wird kein Aktionsbutton angezeigt. Der Kunde kann das Angebot nur ansehen (und optional herunterladen).
Ablaufdatum des Angebots festlegen: Wählen Sie ein Datum, nach dem das Angebot das PDF nicht mehr anzeigt. Nach Ablauf funktioniert der Link weiterhin, zeigt jedoch nur Ihre Kontaktdaten an. Der Standard beträgt 30 Tage ab heute. Bedenken Sie beim Festlegen, wie lange persönliche Daten öffentlich zugänglich bleiben sollen.
PDF-Download des Angebots erlauben: Aktivieren Sie diese Option, wenn Ihr Kunde das PDF direkt vom Online-Angebot herunterladen können soll.

Datenschutz-Best-Practice: Legen Sie ein Ablaufdatum fest, das Ihrem Verkaufszyklus entspricht (z. B. einige Wochen statt mehrere Monate). Sie können das Angebot später jederzeit wieder aktivieren, falls nötig.

Schritt 3: Das Online-Angebot aktivieren

Klicken Sie auf Aktivieren.
Ein Dialogfenster erscheint, während das PDF generiert wird (dies dauert in der Regel weniger als 2 Minuten). Der Online-Angebot-Link wird erstellt, sobald das PDF fertig ist.
Nach der Aktivierung ändert sich der Status auf Online-Angebot aktiv und Sie sehen die Freigabeoptionen.

Wichtig: Änderungen, die Sie nach der Aktivierung an der Variante vornehmen, werden nicht im Online-Angebot angezeigt. Um den Angebotsinhalt zu aktualisieren, müssen Sie zuerst das Angebot zurückziehen und es dann erneut aktivieren.

Schritt 4: Den richtigen Link auswählen

Nach der Aktivierung stehen zwei Link-Optionen zur Verfügung:

Nachverfolgbarer Link kopieren — Dies ist der Link, den Sie an Ihren Kunden senden. Wenn der Kunde ihn zum ersten Mal öffnet, wird die Erstaufruf-Benachrichtigung ausgelöst und Sie erhalten eine E-Mail.
Vorschau Link kopieren — Verwenden Sie diesen Link für die interne Überprüfung. Das Öffnen dieses Links löst die Erstaufruf-Benachrichtigung nicht aus, sodass Sie das Online-Angebot sicher prüfen können, ohne das Tracking zu beeinflussen.

Wichtig: Da das Online-Angebot keine Anmeldung erfordert, zählt jeder erste Besuch über den nachverfolgbaren Link als erste Ansicht – auch wenn Sie den Link selbst testen. Verwenden Sie für interne Prüfungen immer den Vorschau-Link.

[SCREENSHOT ERFORDERLICH: Der Abschnitt „Einstellungen für das Online-Angebot" auf der Seite „Angebote" mit dem Statusindikator, den Schaltflächen „Angebot zurückziehen" und „Per Email senden" sowie den Optionen „Nachverfolgbarer Link kopieren" und „Vorschau Link kopieren".]

Schritt 5: Den Link an Ihren Kunden senden

Sie haben zwei Möglichkeiten, den nachverfolgbaren Link zu teilen:

Per E-Mail teilen: Klicken Sie auf Per Email senden (oder Per Email senden), um Ihre Standard-E-Mail-Anwendung mit einer vorausgefüllten Nachricht zu öffnen, die den Link, das Ablaufdatum und Ihre Kontaktdaten enthält.
Kopieren und einfügen: Klicken Sie auf Nachverfolgbarer Link kopieren, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren, und fügen Sie ihn dann in Ihre eigene E-Mail-Vorlage, Ihr CRM oder Ihr Messaging-Tool ein.

Tipp: Wenn Ihre E-Mail-Anwendung nicht automatisch geöffnet wird, erscheint eine Meldung, die Sie auffordert, den Link zu kopieren und manuell zu teilen.

Was Ihr Kunde sieht

Wenn Ihr Kunde den Link öffnet, sieht er eine gebrandete Seite, die Folgendes enthält:

Ihr Unternehmensbranding, das in der Dokumentenkonfiguration definiert ist (Logo und Farben, wie in Ihrem Konto konfiguriert)
Ein eingebettetes PDF Ihres Angebots, optimiert für Desktop- und Mobilansicht
Ihre Kontaktdaten (Name des Projektleiters und Unternehmensdetails)
Eine Schaltfläche Herunterladen (wenn Sie die Download-Option aktiviert haben)
Eine Schaltfläche Bestätigen (wenn Sie Bestätigen als Kundenaktion ausgewählt haben)
Aktivierungsdatum
Ablaufdatum (wie in den Einstellungen festgelegt)

Status des Online-Angebots

Der aktuelle Status Ihres Online-Angebots wird im Abschnitt Einstellungen für das Online-Angebot angezeigt. Hier ist, was jeder Status bedeutet:

Status	Bedeutung
Online-Angebot inaktiv	Es wurde noch kein Link erstellt, oder der Link ist nicht mehr verfügbar (zeigt eine 404-Seite), weil das Angebot mehr als 90 Tage in einem Endzustand (wie zurückgezogen, abgelaufen, akzeptiert) war.
Online-Angebot aktiv	Der Link ist aktiv und zeigt Ihr Angebots-PDF an. Der Kunde hat es noch nicht geöffnet.
Online-Angebot angesehen	Der Kunde hat den nachverfolgbaren Link zum ersten Mal geöffnet. Das Angebot ist weiterhin zugänglich.
Online-Angebot zurückgezogen	Sie haben das Angebot zurückgezogen. Der Link funktioniert weiterhin, zeigt jedoch nur Ihre Kontaktdaten an – es wird kein PDF angezeigt.
Online-Angebot abgelaufen	Das Ablaufdatum ist verstrichen. Der Link funktioniert weiterhin, zeigt jedoch nur Ihre Kontaktdaten an – es wird kein PDF angezeigt.
Online-Angebot akzeptiert	Der Kunde hat das Angebot bestätigt. Eine E-Mail mit dem PDF wurde an den Projektleiter und den Kunden gesendet. Der Link zeigt jetzt nur noch Ihre Kontaktdaten an.

Was passiert nach Zurückziehung, Ablauf oder Akzeptanz?

Das Online-Angebot zeigt das PDF nicht mehr an. Nur Ihre Kontaktdaten bleiben sichtbar.
Nach 90 Tagen in einem dieser Endzustände wird der Link vollständig deaktiviert und zeigt eine 404-Seite an.
Sie können das Angebot jederzeit wieder aktivieren (auch wenn es die 404-Phase erreicht hat), um ein neues PDF unter demselben Link zu veröffentlichen.

Ein Online-Angebot aktualisieren

Wenn Sie den Inhalt eines aktiven Online-Angebots ändern müssen (z. B. aktualisierte Preise, andere Komponenten oder überarbeitete Dokumentseiten), folgen Sie diesen Schritten:

Klicken Sie auf Angebot zurückziehen, um das aktuelle Online-Angebot offline zu nehmen.
Nehmen Sie Ihre Änderungen an der Variante und/oder den Dokumenteinstellungen vor.
Klicken Sie auf Aktivieren, um ein neues PDF zu generieren und das aktualisierte Angebot zu veröffentlichen.
Informieren Sie Ihren Kunden, dass eine neue Version verfügbar ist. Der Link bleibt gleich, sodass er ihn einfach erneut öffnen kann.

Gut zu wissen: Das Zurückziehen und erneute Aktivieren des Angebots setzt auch das Erstaufruf-Tracking zurück. Das nächste Mal, wenn Ihr Kunde den Link öffnet, wird es als neue erste Ansicht gezählt und Sie erhalten eine Benachrichtigung.

Kundenaktion: Was passiert, wenn der Kunde auf Bestätigen klickt?

Wenn Sie Bestätigen als Kundenaktion ausgewählt haben, sieht Ihr Kunde einen Bestätigen-Button auf der Online-Angebot-Seite. Wenn der Kunde darauf klickt, geschieht automatisch Folgendes:

Der Status des Online-Angebots ändert sich auf Online-Angebot akzeptiert.
Die Variante in Ihrem Projekt wird als Verkauft markiert.
Eine E-Mail mit dem Angebots-PDF wird an den Projektleiter und den Kunden gesendet (unter Verwendung der im Projekt gespeicherten E-Mail-Adressen).
Die Online-Angebot-Seite zeigt dann nur noch Ihre Kontaktdaten an (kein PDF mehr).

Wichtig: Das Online-Angebot ist ein Werkzeug zur Optimierung Ihres Verkaufsprozesses. Ob die Bestätigung des Kunden rechtlich bindend ist, hängt von den im Angebots-PDF enthaltenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Ihren lokalen Vorschriften ab. Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument die erforderlichen rechtlichen Hinweise enthält.

Häufig gestellte Fragen

Ich sehe die Einstellungen für das Online-Angebot nicht – was soll ich tun?

Die Online-Angebot-Funktion ist möglicherweise nicht in Ihrer aktuellen Lizenz enthalten oder noch nicht für Ihr Konto verfügbar. Kontaktieren Sie support@eturnity.com, um Ihre Lizenz zu überprüfen oder eine Testversion anzufordern.

Ich habe versehentlich die Erstaufruf-Benachrichtigung ausgelöst

Dies geschieht, wenn Sie den nachverfolgbaren Link selbst öffnen. Um das Tracking zurückzusetzen:

Klicken Sie auf Angebot zurückziehen.
Klicken Sie erneut auf Aktivieren.

Dadurch wird ein neues PDF generiert und das Erstaufruf-Tracking zurückgesetzt. Verwenden Sie für interne Prüfungen zukünftig die Option Vorschau Link kopieren.

Warum sieht der Kunde meine neuesten Änderungen nicht?

Das Online-Angebot zeigt das PDF, das zum Zeitpunkt der Aktivierung generiert wurde. Wenn Sie seitdem Änderungen an der Variante oder den Dokumenteinstellungen vorgenommen haben, müssen Sie das Angebot zurückziehen und erneut aktivieren, um ein neues PDF zu generieren.

Warum werden keine E-Mails gesendet?

Überprüfen Sie, ob eine Kunden-E-Mail-Adresse im Projekt gespeichert ist (erforderlich für kundenbezogene E-Mails).
Überprüfen Sie, ob dem Projekt ein Projektleiter zugewiesen ist (erforderlich für Benachrichtigungs-E-Mails an Sie).

Der Link zeigt nur Kontaktdaten an oder eine 404-Seite

Nur Kontaktdaten (kein PDF): Das Online-Angebot wurde wahrscheinlich zurückgezogen, ist abgelaufen oder wurde akzeptiert. Sie können es erneut aktivieren, um ein neues PDF zu veröffentlichen.
404-Seite: Das Online-Angebot war mehr als 90 Tage in einem inaktiven Endzustand und der Link wurde vollständig deaktiviert. Aktivieren Sie das Angebot erneut, um es wiederherzustellen.