Dokumentenbereich in Eturnity Expert

Erfahren Sie, wie Sie den Dokumentenbereich in Eturnity Expert nutzen, um PDFs zu generieren, Dokumente in der Vorschau anzuzeigen und verschiedene Dokumenttypen für Ihre Projekte zu verwalten. Diese umfassende Anleitung deckt alles von der Dokumentengenerierung bis zur Vorschaufunktionalität und Dateiverwaltung ab.

Verstehen des Dokumentenbereichs

Der Dokumentenbereich in Eturnity Expert ist eine leistungsstarke Funktion, mit der Sie verschiedene Dokumenttypen für Ihre Projekte generieren, in der Vorschau anzeigen und verwalten können. Dazu gehören PDF-Angebote, technische Dokumentation, behördliche Formulare und Projektexporte. Das System füllt Dokumente automatisch mit Ihren Projektdaten aus und gewährleistet so Genauigkeit und spart erheblich Zeit im Vergleich zur manuellen Dokumentenerstellung.

Der Dokumentenbereich ist über Projekt > Dokumente in der Hauptnavigation zugänglich. Hier können Sie zwischen individuellen Dokumenten (angepasst für Ihr spezifisches Projekt) und Standarddokumenten (vordefinierte Vorlagen für behördliche Compliance und Standardverfahren) wählen.

Dokumenttypen und Funktionen

Individuelle Dokumente

Individuelle Dokumente sind umfassende, angepasste PDF-Angebote, die Daten direkt aus Ihrem aktuellen Projekt ziehen. Diese Dokumente enthalten mehrere Seiten, die individuell ausgewählt und nach Ihren Bedürfnissen angeordnet werden können. Die verfügbaren Seitentypen umfassen zum Beispiel:

3D-Visualisierungsseiten: Professionelle 3D-Darstellungen Ihres Systemdesigns mit mehreren Kamerawinkeln und Perspektiven
Wirtschaftlichkeitsanalyseseiten: Detaillierte Finanzberechnungen einschließlich Amortisationszeiten, IRR und Kosten-Nutzen-Analysen
Komponentenübersichtsseiten: Vollständige Listen aller Systemkomponenten mit Spezifikationen, Mengen und technischen Details
Preisübersichtsseiten: Umfassende Preisaufschlüsselung einschließlich Komponentenkosten, Installationsgebühren und Gesamtprojektinvestition
CO2-Analyseseiten: Umweltauswirkungsberechnungen, die CO2-Einsparungen und Nachhaltigkeitsvorteile zeigen
Technologie-spezifische Seiten: Spezialisierte Seiten für verschiedene Technologien (z.B. E-Mobility-Seiten, wenn Technologie in Ihr Projekt einbezogen ist)
Technische Spezifikationen: Detaillierte Systemspezifikationen, Energieproduktionsschätzungen und Leistungsberechnungen
Installationsrichtlinien: Schritt-für-Schritt-Installationsverfahren
Projektzusammenfassung: Executive Summary mit wichtigen Projekt-Highlights und Empfehlungen

Sie können Ihr Dokument anpassen, indem Sie auswählen, welche Seiten einbezogen werden sollen und sie in Ihrer bevorzugten Reihenfolge anordnen. Dies ermöglicht es Ihnen, maßgeschneiderte Angebote für verschiedene Kundentypen oder Projektphasen zu erstellen. Der detaillierte Konfigurations- und Seitenauswahlprozess wird weiter unten in dieser Anleitung beschrieben.

Standarddokumente

Standarddokumente sind vordefinierte Vorlagen für behördliche Compliance und Standardverfahren. Diese variieren je nach Land und umfassen zum Beispiel:

Schweizer Förderformulare: Für Heizsystem-Förderanträge (WPSM und Incentive-Beratungsformulare)
Französische behördliche Formulare: CERFA-Formulare und CONSUEL-Zertifikate für Photovoltaikanlagen
Projektexporte: Vollständige Projektdatenpakete als CSV-Datei

Lizenz-Hinweis: Einige Dokumenttypen können spezielle Lizenzfunktionen erfordern. Wenn Sie bestimmte Optionen in Ihrem Produkt nicht sehen, wenden Sie sich bitte an support@eturnity.com, um mehr über verfügbare Upgrades zu erfahren.

Dokumentenvorschau-Funktionalität

Vorschau individueller Dokumente

Bevor Sie Ihr endgültiges Dokument generieren, ist es wichtig, es in der Vorschau zu betrachten, um sicherzustellen, dass alles korrekt aussieht. Die Vorschaufunktionalität ermöglicht es Ihnen, genau zu sehen, wie Ihr Dokument den Kunden erscheinen wird.

Navigieren zu Dokumenten: Gehen Sie zu Projekt > Dokumente in Ihrem Projekt
Individuelles Dokument auswählen: Wählen Sie "Individuelles Dokument" aus dem Dokumenttyp-Dropdown
Dokumenteneinstellungen konfigurieren: Richten Sie Ihre Dokumentpräferenzen ein, einschließlich:
- Firmenbranding: Wählen Sie Ihr Firmenbranding oder verwenden Sie das Standard-Branding
- Firmenadresse: Wählen Sie die entsprechende Firmenadresse für das Dokument
- Dokumentenvorlagen: Wählen Sie aus verfügbaren Vorlagen oder erstellen Sie benutzerdefinierte
- Seitenauswahl: Wählen Sie aus, welche Seiten einbezogen werden sollen (3D-Visualisierungen, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Komponentenübersicht, Preisübersicht, etc.)
- Seitenanordnung: Ordnen Sie die ausgewählten Seiten in Ihrer bevorzugten Reihenfolge durch Ziehen und Ablegen an
Dokument in Vorschau anzeigen: Klicken Sie auf die Vorschau-Schaltfläche, um zu sehen, wie Ihr Dokument aussehen wird
In neuem Tab überprüfen: Die Vorschau öffnet sich in einem neuen Browser-Tab zur einfachen Überprüfung
Anpassungen vornehmen: Kehren Sie zu den Dokumenteneinstellungen zurück, um notwendige Änderungen an Inhalt, Branding oder Seitenanordnung vorzunehmen

Vorschau-Vorteile

Die Vorschaufunktionalität hilft Ihnen:

Inhalt überprüfen: Sicherstellen, dass alle Projektdaten korrekt auf allen ausgewählten Seiten angezeigt werden
Branding überprüfen: Bestätigen, dass Ihr Firmenbranding korrekt im gesamten Dokument erscheint
Seitenlayout überprüfen: Sehen, wie jeder Seitentyp (3D-Visualisierungen, Wirtschaftlichkeitsanalyse, etc.) präsentiert wird
Seitenreihenfolge validieren: Sicherstellen, dass Ihre benutzerdefinierte Seitenanordnung logisch fließt
Zeit sparen: Vermeiden Sie die Generierung mehrerer Versionen, um das richtige Ergebnis zu erhalten
Bearbeitbare Textfelder: Passen Sie die bearbeitbaren Textfelder in der Vorschau an

Dokumente generieren

Schritt-für-Schritt-Dokumentengenerierung

Nach der Vorschau und Bestätigung Ihrer Dokumenteneinstellungen können Sie das endgültige Dokument generieren:

Endgültige Überprüfung: Sicherstellen, dass Sie mit der Vorschau zufrieden sind, bevor Sie fortfahren
Dokument generieren: Klicken Sie auf die Generieren-Schaltfläche, um den Dokumentenerstellungsprozess zu starten
Auf Verarbeitung warten: Das System verarbeitet Ihr Dokument mit allen ausgewählten Seiten und Einstellungen
Dokument herunterladen: Sobald es fertig ist, laden Sie Ihr fertiges PDF-Dokument herunter

Dokumentengenerierungsprozess

Wenn Sie auf Generieren klicken, führt das System folgende Schritte aus:

Projektdaten validieren: Sicherstellen, dass alle erforderlichen Projektinformationen vollständig sind
Dokument verarbeiten: Generiert das Dokument mit Ihren Projektdaten (dauert typischerweise 1-2 Minuten)
Download-Link bereitstellen: Macht das fertige Dokument zum Download verfügbar

Während der Generierung sehen Sie ein Fortschrittsfenster, das die erwartete Fertigstellungszeit anzeigt. Das System überprüft automatisch den Generierungsstatus und benachrichtigt Sie, wenn das Dokument bereit ist.

Generierte Dokumente verwalten

Dateimanager-Integration

Alle generierten Dokumente werden automatisch im Dateimanager Ihres Projekts gespeichert:

Automatische Speicherung: Dokumente werden mit beschreibenden Namen und Zeitstempeln gespeichert
Einfacher Zugriff: Finden Sie Dokumente schnell über die Dateimanager-Oberfläche
Versionskontrolle: Mehrere Versionen von Dokumenten werden zur Referenz aufbewahrt
Download-Optionen: Laden Sie Dokumente einzeln oder in Stapeln herunter

Dokumentenorganisation

Das System organisiert Dokumente nach:

Dokumenttyp: Gruppiert nach Angeboten, technischen Dokumenten, behördlichen Formularen, etc.
Generierungsdatum: Chronologische Organisation zur einfachen Referenz
Projektvariante: Dokumente sind mit spezifischen Projektvarianten verknüpft
Dateiformat: Klare Angabe von PDF, Excel oder anderen Formaten

Best Practices für Dokumentenverwaltung

Effizienter Workflow

Um die Effizienz mit dem Dokumentenbereich zu maximieren:

Projektdaten zuerst vervollständigen: Sicherstellen, dass alle Projektinformationen korrekt sind, bevor Dokumente generiert werden
Vorschaufunktion nutzen: Dokumente immer vor der endgültigen Generierung in der Vorschau anzeigen, um Nacharbeit zu vermeiden
Seitenauswahl anpassen: Wählen Sie nur die Seiten aus, die für Ihren Kunden und Ihre Projektphase relevant sind
Seiten logisch anordnen: Ordnen Sie Seiten so an, dass sie eine überzeugende Geschichte für Ihren Kunden erzählen
Vorlagenkonfigurationen: Erstellen und aktualisieren Sie Dokumentenvorlagen für verschiedene Kundentypen in den Einstellungen

Qualitätssicherung

Bevor Sie Dokumente an Kunden senden:

Alle Inhalte überprüfen: Überprüfen, dass alle Projektdaten korrekt auf allen ausgewählten Seiten angezeigt werden
Branding verifizieren: Sicherstellen, dass das Firmenbranding korrekt im gesamten Dokument erscheint
Seitenreihenfolge überprüfen: Bestätigen, dass Ihre benutzerdefinierte Seitenanordnung logisch fließt
Berechnungen validieren: Überprüfen, dass Finanzberechnungen in den Wirtschaftlichkeitsanalyseseiten korrekt sind
Download testen: Sicherstellen, dass Dokumente korrekt heruntergeladen und geöffnet werden

Support und Hilfe

Wenn Sie Probleme mit dem Dokumentenbereich haben oder Hilfe bei erweiterten Funktionen benötigen, ist unser Support-Team hier, um bei technischen Problemen, PDF-Anpassungen, Vorlagenerstellung, Funktionsfragen und Lizenz-Upgrades zu helfen.

Für sofortige Hilfe wenden Sie sich an support@eturnity.com mit einer detaillierten Beschreibung Ihrer Frage oder Ihres Problems.