Configurazioni PDF

Panoramica: Configurazione PDF in Eturnity

Le funzionalità di configurazione PDF in Eturnity consentono agli amministratori di personalizzare completamente tutti i documenti PDF generati per adattarli all'identità aziendale e accelerare significativamente la creazione di documenti. Queste funzionalità sono suddivise in tre aree principali, tutte accessibili tramite Impostazioni (angolo in alto a destra):

• Branding: Configurazione del logo e di tre colori principali per tutti i documenti PDF
• Pagine personalizzate: Carica le tue pagine PDF come condizioni generali o informazioni aziendali
• Modelli di documenti: Creazione di modelli riutilizzabili con pagine preselezionate per diversi tipi di progetto

Queste tre funzionalità lavorano insieme per creare documenti professionali e coerenti con il marchio riducendo al contempo il tempo di creazione dei documenti.

Prerequisiti

Per utilizzare le impostazioni di configurazione PDF, hai bisogno di:

• Diritti di amministratore: Solo gli utenti con ruolo di Amministratore o Amministratore aziendale possono accedere a queste impostazioni
• Licenza attiva: Una licenza Eturnity completa (non disponibile nelle licenze Partner)
• Per il Branding: file logo PNG (max. 1 MB, altezza minima 70 pixel)
• Per le pagine personalizzate: file PDF (max. 70 MB per file)

1. Configurazione Branding

L'area Branding ti consente di definire il logo aziendale e tre colori del marchio che vengono utilizzati automaticamente in tutti i documenti PDF.

Accesso alle impostazioni Branding

1. Fai clic su Impostazioni nell'angolo in alto a destra di Eturnity Expert
2. Seleziona Configurazioni PDF > Branding dal menu laterale

Creazione di un nuovo Branding

1. Fai clic sul branding nell'elenco dei branding
2. Inserisci un nome del branding significativo
3. Configura i tre colori del documento:
   • Colore principale di risalto (Color 1): Utilizzato per testo enfatizzato, sottotitoli e piè di pagina
   • Colore secondario (Color 2): Utilizzato per grafici e infografiche
   • Colore sfondo (Color 3): Colore aggiuntivo quando due colori non sono sufficienti
4. Inserisci il codice HEX per ogni colore (ad es. #FF5733). L'anteprima del colore visualizza immediatamente il colore
5. Carica il tuo logo aziendale:
   • Trascina il file PNG nell'area di caricamento, oppure fai clic su Seleziona file
   • Il logo deve essere in formato PNG, con sfondo trasparente e un'altezza minima di 70 pixel
   • Dimensione massima del file: 1 MB
6. Fai clic su Salva nell'angolo in alto a destra

2. Pagine personalizzate

Con le pagine personalizzate, puoi caricare i tuoi documenti PDF e integrarli nelle tue offerte. Questo è ideale per contenuti statici come condizioni generali, informazioni aziendali, condizioni di garanzia o specifiche tecniche.

Accesso alle impostazioni Pagine

1. Fai clic su Impostazioni nell'angolo in alto a destra
2. Seleziona Configurazioni PDF > Pagine personalizzate
3. Vedrai una tabella con tutte le pagine personalizzate esistenti

Creazione di una nuova pagina personalizzata

1. Fai clic su + Crea da file
2. Inserisci un nome della pagina (max. 50 caratteri) che verrà visualizzato nella configurazione del documento
3. Seleziona la lingua della pagina dal menu a discesa (tedesco, francese, italiano, ecc.). Questo garantisce che la pagina sia disponibile solo per i documenti nella lingua corrispondente
4. Seleziona le tecnologie per le quali questa pagina è rilevante:
   • Fotovoltaico
   • Batteria
   • Riscaldamento
   • E-Mobility
   • Gestione dell'energia
   • Tecnologia libera
5. Carica il tuo file PDF:
   • Trascina il file PDF nell'area di caricamento, oppure fai clic su Seleziona file
   • Formato supportato: PDF
   • Dimensione massima del file: 70 MB
6. Fai clic su Salva

3. Modelli di documenti

I modelli di documenti sono compilazioni di pagine preconfigurate che puoi caricare nei progetti con un solo clic. Invece di selezionare e organizzare individualmente le pagine per ogni progetto, puoi creare un modello che contiene tutte le pagine necessarie nell'ordine corretto.

Quando utilizzare i modelli di documenti? 

I modelli di documenti sono particolarmente preziosi quando:

• Servi diversi tipi di clienti (ad es. clienti residenziali vs. clienti commerciali con diverse esigenze informative)
• Offri diverse combinazioni di tecnologie (ad es. solo PV, PV+Batteria, PV+E-Mobility)
• Desideri rappresentare le fasi del progetto (ad es. Offerta iniziale, Offerta dettagliata, Offerta finale)
• Desideri garantire la standardizzazione nel team (tutto il personale utilizza la stessa struttura di documento)

Risparmio di tempo: Un modello di documento ben configurato riduce il tempo di creazione dei documenti

Creazione di un modello di documento

I modelli di documenti vengono creati direttamente nelle impostazioni:

1. Apri un progetto esistente (o crea un progetto di esempio)
2. Naviga alla scheda Documenti
3. Seleziona Tipo di documento: Offerta
4. Configura la compilazione di pagine desiderata:
   • Fai clic su + Aggiungi pagine per aggiungere singole pagine dal catalogo
   • Seleziona le pagine pertinenti: visualizzazioni 3D, analisi economica, panoramica dei componenti, analisi CO2, ecc.
   • Organizza le pagine nell'ordine desiderato tramite trascinamento
   • Aggiungi le tue pagine personalizzate se necessario (ad es. condizioni generali alla fine)
5. Quando la tua configurazione è completa, salva le modifiche

Importante: Il salvataggio come modello di documento avviene automaticamente in background. Una volta salvata una configurazione di documento in un progetto, diventa disponibile come modello riutilizzabile. Il meccanismo esatto per salvare esplicitamente come modello denominato potrebbe essere ampliato nelle future versioni di Eturnity.

Utilizzo dei modelli di documenti nei progetti

Una volta creati i modelli di documenti, puoi caricarli rapidamente in nuovi progetti:

1. Fai clic su Impostazioni nell'angolo in alto a destra
2. Seleziona Configurazioni PDF > Modelli di documenti
3. Fai clic su Aggiungi nuovo modello
4. Assegna al documento un nome come "Offerta dettagliata"
5. Seleziona la lingua
6. Seleziona le pagine desiderate e definisci l'ordine
7. Salva il modello

Migliori pratiche per i modelli di documenti

Per ottenere il massimo beneficio dai modelli di documenti, raccomandiamo:

• Denominazione chiara: Usa nomi descrittivi come "PV Standard Residenziale", "PV+Batteria Commerciale", "E-Mobility Pacchetto Completo"
• 3-5 modelli principali: Non creare troppi modelli; 3-5 modelli ben progettati coprono la maggior parte degli scenari
• Revisione regolare: Verifica trimestralmente se i tuoi modelli sono ancora attuali e adattali se necessario
• Allineamento del team: Definisci con il tuo team quali modelli devono essere utilizzati per quali tipi di progetto
• Struttura modulare: Inizia con una struttura di base e aggiungi pagine specifiche per tecnologia, piuttosto che creare un modello separato per ogni combinazione

Interazione delle tre funzionalità

La vera forza della configurazione PDF si manifesta nell'interazione di tutte e tre le aree:

1. Branding definisce l'aspetto visivo (logo + colori)
2. Pagine personalizzate forniscono contenuti specifici dell'azienda
3. Modelli di documenti combinano pagine standard e pagine personalizzate in strutture riutilizzabili

Evitare errori comuni

• Codici HEX mancanti: I colori del branding devono essere inseriti come codici HEX (ad es. #FF5733), non come RGB o nomi di colori
• File logo troppo grandi: Comprimi i logo prima del caricamento a meno di 1 MB con almeno 70 pixel di altezza
• Lingua della pagina PDF errata: Assicurati che la lingua della pagina personalizzata corrisponda alla lingua del documento, altrimenti la pagina non verrà visualizzata
• Troppi modelli di documenti: Meno è meglio – 3-5 modelli ben progettati sono più efficaci di 20 varianti simili
• Mappatura della tecnologia mancante: Le pagine personalizzate vengono visualizzate solo nei progetti con le tecnologie assegnate

Risultati attesi

Dopo la configurazione completa delle impostazioni PDF, beneficerai di:

• Risparmio di tempo nella creazione di documenti attraverso l'uso di modelli
• 100% di coerenza del marchio su tutti i documenti PDF
• Impressione professionale con i clienti attraverso offerte personalizzate con il tuo marchio
• Tasso di errore ridotto attraverso strutture di documenti standardizzate
• Flessibilità per adattamenti specifici per campagne o prodotti
• Scalabilità per team in crescita con qualità dei documenti coerente

Hai bisogno di aiuto? Per domande sulla configurazione PDF o se hai bisogno di personalizzazioni avanzate (ad es. layout individuale per le tue condizioni generali, nuovi design di pagine o automazioni speciali), contatta support@eturnity.com